Zarządzenie nr 17/2020 Dyrektora Powiatowego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego w Świeciu z dnia 13 sierpnia 2020 r.

w sprawie ustalenia procedury i zasad ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Powiatowym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym w Świeciu oraz jednostkach obsługiwanych przez Zespół.

Na podstawie art. 40 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 [1]), art. 10 ust. 1 i 2, art. 13 ust. 1 - 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j.Dz. U. z 2019 r., poz. 351 [2]) oraz § 14 ust. 1, pkt 2 i 3, § 14 ust. 2, § 16 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2020 r. , poz. 342) zarządzam, co następuje:

§ 1. Ustalam procedury i zasady ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Powiatowym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym w Świeciu oraz w jednostkach obsługiwanych przez Zespół, określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Głównej Księgowej PZEA. § 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dyrektor

Bożena Gaca – Zielińska

[1] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone: Dz.U. z  2019 r. poz. 1649; z 2020 r. poz.284, 374, 568, 695, 1175

[2] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone: Dz.U. z 2019 r. poz. 1495, 1571, 1680, z 2020 r. poz. 568

Załącznik do Zarządzenia Nr 17/2020 Dyrektora PZEA w Świeciu z dnia 13.08.2020r.

Procedury i zasady ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Powiatowym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym w Świeciu oraz w jednostkach obsługiwanych przez Zespół.

I. Informacje w zakresie procedur dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych.

Ustalenia ogólne

1. Zaangażowanie wydatków budżetowych jest stanem prawnym poprzedzającym dokonanie wydatku ujętego w planie finansowym jednostki.
2. Wartość zaangażowania nie może przekraczać limitu wydatków określonych w planie finansowym.
3. Podstawą zaangażowania są dokumenty:

1) w których została określona kwota wydatku, w szczególności: a) umowy zawarte z kontrahentami na dostawę towarów i usług, b) umowy dotacyjne, c) porozumienia, d) ugody, e) decyzje administracyjne, f) akty notarialne, g) postanowienia, h) wyroki sądowe, i) deklaracje podatkowe, j) dokumenty źródłowe obejmujące faktury, rachunki, noty księgowe, paragony, które dokumentują poniesione wydatki;

2) umowy zlecenia, umowy o dzieło.

4. Do ewidencji księgowej zaangażowania będą ujmowane:

1) kserokopie dokumentów określonych w ust. 3 pkt 1a — 1i; 2) oryginały dokumentów źródłowych obejmujących faktury, rachunki, noty księgowe, paragony, które dokumentują drobne jednorazowe wydatki.

Ustalenia szczegółowe

Wszystkie osoby odpowiedzialne merytorycznie za przygotowanie dokumentów określonych w Ustaleniach ogólnych w ust. 3 pkt 1a — 1j są zobowiązane do niezwłocznego ich przekazania do Działu Finansowo-Księgowego PZEA wraz ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej ( dział, rozdział, paragraf).

II. Informacje w zakresie zasad ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych.

Ustalenia ogólne

1. Ewidencja zaangażowania wydatków roku bieżącego i lat przyszłych prowadzona jest w szczegółowości klasyfikacji budżetowej.
2. Ewidencja księgowa zaangażowania wydatków budżetowych prowadzona jest na kontach pozabilansowych 998 i 999.
3. Zaangażowanie wydatków budżetowych danego roku budżetowego ( w tym zaangażowanie z lat poprzednich przeksięgowane z konta 999 pod datą 02 stycznia danego roku budżetowego ) oraz jego zwiększenia następuje na podstawie zapisu ujętego po stronie Ma konta 998.
4. Zmniejszenie uprzednio zaksięgowanego zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego następuje na podstawie zapisu ( minusowego ) ujętego po stronie Ma konta 998.
5. Równowartość zrealizowanych wydatków w danym roku budżetowym oraz wydatków, które nie wygasły ujmuje się na stronie Wn konta 998 na koniec okresu sprawozdawczego.
6. Wartość zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego ujętych po stronie Ma konta 998 ujmowana jest w kwartalnym sprawozdaniu budżetowym RB- 28S.
7. Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat (w tym zaangażowanie niewygasających wydatków budżetowych, które mają być zrealizowane w następnym roku budżetowym) następuje na podstawie zapisu ujętego po stronie Ma konta 999.
8. Zmniejszenie uprzednio zaksięgowanego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat następuje na podstawie zapisu ( minusowego ) ujętego po stronie Ma konta 999.
9. Równowartość zaangażowanych wydatków zaewidencjonowanych w latach poprzednich, które przechodzą do zaangażowania wydatków roku bieżącego ujmuje się pod data 02 stycznia danego roku budżetowego po stronie Wn konta 999.

Ustalenia szczegółowe

1. Ewidencja zaangażowania wydatków na podstawie zawartych umów, porozumień.

Ewidencja zaangażowania na podstawie zawartych umów bądź porozumień, w których została określona kwota wydatku prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej ( dział, rozdział, paragraf ) w ramach planu finansowego w dacie zawarcia umowy bądź w dacie przekazania umowy do PZEA.

2. Ewidencja zaangażowania wydatków na świadczenia.

Ewidencja zaangażowania wydatków na świadczenia prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej ( dział, rozdział, paragraf ) w ramach planu finansowego w dacie sporządzenia dokumentów stanowiących podstawę dokonania wydatku.

3. Ewidencja zaangażowania wydatków na wynagrodzenia osobowe i pochodne od wynagrodzeń osobowych i bezosobowych (składki społeczne i na fundusz pracy).

Ewidencja zaangażowania wynagrodzeń osobowych oraz pochodnych od wynagrodzeń osobowych prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej ( dział, rozdział, paragraf) na podstawie zatwierdzonego planu finansowego w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy pod datą 02 stycznia danego roku budżetowego. Każdorazowa zmiana planu finansowego wydatków na wynagrodzenia oraz pochodnych od wynagrodzeń osobowych i bezosobowych powoduje konieczność zaewidencjonowania korekty zaangażowania w dacie podjęcia uchwały budżetowej zmieniającej plan finansowy wydatków budżetowych. Ostateczna korekta zaangażowania wydatków na wynagrodzenia osobowe i pochodne od wynagrodzeń osobowych i bezosobowych (składki społeczne i na fundusz pracy) dokonywana jest wraz z końcem roku budżetowego do wysokości wartości naliczonych i wypłaconych wynagrodzeń osobowych i pochodnych od wynagrodzeń osobowych i bezosobowych ( składki społeczne i na fundusz pracy).

4. Ewidencja zaangażowania wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne ( „13") wraz z pochodnymi. Dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz z pochodnymi za dany rok budżetowy ewidencjonuje się pod data 31 grudnia danego roku budżetowego jako zaangażowanie lat przyszłych. Pod datą 02 stycznia następnego roku przeksięgowuje się na zaangażowanie bieżącego roku. Zaangażowanie z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi ewidencjonuje się według klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf ) na podstawie wstępnie naliczonych list plac.

Ostateczna korekta zaangażowania wydatków na wynagrodzenia roczne („13") dokonywana jest wraz z końcem roku budżetowego do wysokości wartości naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia rocznego ( „13").

5. Ewidencja zaangażowania wydatków na odpis na ZFŚS.

Ewidencja zaangażowania wydatków na odpis na ZFŚS prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf) na podstawie zatwierdzonego planu finansowego w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy pod datą 02 stycznia danego roku budżetowego. Każdorazowa zmiana planu finansowego wydatków na odpis na ZFŚS powoduje konieczność zaewidencjonowania korekty zaangażowania w dacie podjęcia uchwały budżetowej zmieniającej plan finansowy wydatków budżetowych.

Ostateczna korekta zaangażowania odpisu dokonywana jest wraz z końcem roku budżetowego do wysokości wartości naliczonego i odprowadzonego odpisu na ZFŚS.

6. Ewidencja zaangażowania wydatków na wynagrodzenia bezosobowe.

Ewidencja zaangażowania wynagrodzeń bezosobowych z tytułu zawartych umów zleceń lub o dzieło prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej ( dział, rozdział, paragraf) na podstawie sporządzonej wewnętrznej noty księgowej w formie „Polecenia księgowania" w dacie jej sporządzenia. „Polecenie księgowania sporządzane jest na podstawie otrzymanych umów, w których określona jest kwota, bądź na podstawie wystawionych rachunków za umowę.

7. Ewidencja zaangażowania wydatków nieobjętych umowami.

Wydatki dotyczące bieżących dostaw towarów i usług, nieobjęte wcześniej zawartymi umowami, podlegają ewidencji według klasyfikacji budżetowej ( dział, rozdział, paragraf) na podstawie faktur, rachunków, paragonów, not księgowych lub obciążeniowych oraz innych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę do realizacji wydatku w ramach planu finansowego.

8. Ewidencja zaangażowania kosztów podróży służbowych.

Ewidencja zaangażowania wydatków kosztów podróży służbowych prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf) na podstawie dokumentu wewnętrznej noty księgowej w formie „Polecenie księgowania" w dacie jej sporządzenia. „Polecenie księgowania" sporządzane jest w oparciu o wypełnione  i zatwierdzone polecenia wyjazdu służbowego w dacie ich realizacji w banku.

9. Ewidencja zaangażowania wydatków z tytułu kosztów postępowań sądowych (np. oplata sądowa za wniesienie pozwu, apelacji).

Ewidencja zaangażowania wydatków z tytułu kosztów postepowań sądowych prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf) na podstawie dokumentu wewnętrznej noty księgowej w formie „Polecenie księgowania" w dacie jej sporządzenia. „Polecenie księgowania" sporządzane jest w dacie realizacji przelewu bądź wcześniejszej, w ramach planu finansowego w oparciu o zrealizowany wydatek według pisma otrzymanego od radcy prawnego, w którym została określona kwota opłaty sądowej do zapłaty

Dyrektor

Bożena Gaca – Zielińska